Klanten sneller en veiliger onboarden, gebouwd op eIDAS 2.0 walletstandaarden
Het platform van zkr. verzorgt de compliance- en onboardingprocessen van gereguleerde organisaties. Meer dan 8.000 gebruikers werken ermee en het platform voerde tot nu toe ruim 25 miljoen checks uit. Een belangrijke groep gebruikers zijn accountantskantoren. Zij moeten onder de Wta en de Wwft hun klanten identificeren voordat ze een opdracht aannemen: ondernemers, bestuurders en uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s). Die gegevens moeten ze bovendien actueel houden zolang de klantrelatie loopt.
Eén onderdeel van dat proces bleef voor accountantskantoren lang handwerk: het opvragen van identiteit, documenten, gegevens en handtekeningen bij hun klanten. zkr. wilde dat oplossen binnen het eigen platform en bouwde daarvoor samen met TrustTech een klantportaal. Daarin wordt de identiteit van de klant vastgesteld op elk eIDAS-betrouwbaarheidsniveau, tot en met het hoogste niveau. Die identiteit en de bijbehorende wallet vormen vervolgens de infrastructuur waarover alle andere gegevens worden gedeeld en ondertekend.
Daarmee hebben accountantskantoren één plek waar ze alles opvragen wat ze van een klant nodig hebben, met een vastgestelde afzender, een volledige audit trail en de mogelijkheid om elk verzoek digitaal te laten ondertekenen. Alles draait binnen Europa, op infrastructuur waar persoonsgegevens de EER nooit verlaten.
Een proces waarin twijfel geen optie is
Accountantskantoren staan onder streng toezicht. De Wta en de Wwft stellen strikte eisen aan de herleidbaarheid van klantinformatie. Toch zag de dagelijkse praktijk er bij de meeste kantoren hetzelfde uit: documenten kwamen binnen per e-mail of via een generiek portaal, zonder vaste structuur en zonder vastgestelde afzender. Opdrachtbevestigingen en andere stukken die getekend moesten worden, liepen via een apart traject.
De gevolgen waren concreet. Medewerkers konden niet altijd vaststellen of een bestand werkelijk van de juiste klant kwam. Klanten leverden bij elke nieuwe opdracht dezelfde stukken opnieuw aan. Ondertekening ging via losse tools of op papier. En de audit trail waar een toezichthouder bij een controle om vraagt, moest achteraf uit mailboxen en mappen worden samengesteld.
“Kantoren vroegen hun klanten steeds opnieuw om dezelfde stukken, via e-mail en losse tools, en moesten daarna nog apart laten tekenen. Met TrustTech hebben we dat samengebracht in één portaal: de klant identificeert zich één keer en kan daarna alles delen en ondertekenen. Dat scheelt kantoren en hun klanten enorm veel heen-en-weer.”
– Koen de Vrij, CEO zkr.
Identiteit vaststellen, op elk niveau
zkr. wilde één klantportaal waarin accountantskantoren identiteit, documenten, gegevens en handtekeningen bij hun klanten kunnen opvragen, als onderdeel van de dienst die zkr. al levert. TrustTech leverde de identiteits-, wallet- en ondertekeningsinfrastructuur; zkr. en TrustTech bouwden het portaal daar samen op.
Het fundament is de identiteit van de klant. Die kan op elk eIDAS-betrouwbaarheidsniveau worden opgevraagd, tot en met niveau hoog, afhankelijk van wat een kantoor voor een opdracht nodig heeft. Na de identificatie beschikt de klant over een persoonlijke wallet binnen de omgeving van zkr. De vastgestelde identiteit gaat mee naar elk volgend verzoek, zodat de klant zich niet bij elke opdracht opnieuw hoeft te identificeren.
De wallet als infrastructuur voor gegevensdeling
Over die identiteit en wallet lopen alle verdere uitwisselingen. Kantoren vragen via het portaal documenten op, laten formulieren invullen en ontvangen gegevens, steeds gekoppeld aan de geïdentificeerde klant en vastgelegd in een volledig overzicht van wie wat deelde, wanneer en met wie. De inhoudelijke beoordeling van aangeleverde documenten blijft bij het kantoor.
Het platform is zo gebouwd dat elk verifieerbaar bewijs direct gedeeld en geverifieerd kan worden. Komt een gegeven als verifiable credential binnen, bijvoorbeeld uitgegeven vanuit een bronsysteem of straks vanuit de Europese Digital Identity Wallet, dan worden herkomst en echtheid automatisch gecontroleerd. Elk gegeven dat zo binnenkomt, is een document minder dat handmatig gecontroleerd hoeft te worden.
Daarnaast is de ID connector van TrustTech in het platform van zkr. geïntegreerd. Daarmee kan het portaal identiteiten en gegevens accepteren uit elke wallet die aan de Europese standaarden voldoet, waaronder straks de EUDI-wallet. Komt er een nieuwe wallet of een nieuw identificatiemiddel bij dat aan die standaarden voldoet, dan kunnen klanten dat direct gebruiken, zonder dat zkr. het platform hoeft aan te passen. De wallet, de credentials en de connector volgen de standaarden achter de EUDI-wallet en eIDAS 2.0, zoals vastgelegd in het Europese Architecture and Reference Framework (ARF).
Ondertekenen op basis van dezelfde identiteit
In het portaal is ook digitale ondertekening ingebouwd, op basis van dezelfde identiteit. Ook dat kan op elk niveau, tot en met de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES), die juridisch gelijkstaat aan een handgeschreven handtekening. Elk opgevraagd document, elk ingevuld formulier, elke opdrachtbevestiging en elk contract kan zo direct in het portaal worden ondertekend, zonder aparte tool of papieren tussenstap.
“We hebben identiteit als fundament neergelegd en daar alles op aangesloten: gegevensdeling, verificatie en ondertekening. Een kantoor weet bij elk verzoek met wie het te maken heeft en kan laten tekenen op het niveau dat de opdracht vraagt. Hoe meer gegevens als verifieerbaar bewijs beschikbaar komen, hoe minder er nog met de hand gecontroleerd hoeft te worden.”
– Jaap Witsenboer, CEO TrustTech
Persoonsgegevens die by design binnen Europa blijven
Accountantskantoren werken met vertrouwelijke gegevens van hun klanten, en daarom woog één keuze zwaar. Het volledige proces draait op de eigen infrastructuur van TrustTech binnen de EER. Persoonsgegevens verlaten die omgeving nooit. Na 90 dagen worden verificatiegegevens automatisch verwijderd, zonder dat iemand daarvoor iets hoeft te doen en zonder doorgifte naar derde landen. AVG-naleving is daarmee een eigenschap van het systeem, geen beleid dat mensen moeten bewaken.
Minder handwerk nu, en een fundament dat meegroeit
Accountantskantoren die met zkr. werken, regelen het opvragen, delen en ondertekenen bij hun klanten nu op één plek, met een vastgestelde afzender en een historie die standhoudt bij een toezichthouder. Klanten identificeren zich één keer en gebruiken die identiteit voor al hun opdrachten. De inhoudelijke controle van documenten doen de kantoren nog zelf. Dat deel wordt kleiner naarmate de EUDI-wallet en andere bronnen meer gegevens als verifieerbaar bewijs beschikbaar maken. zkr. bouwde de dienst, TrustTech levert de rails eronder.
“Ons hele bedrijf is gebouwd op het geven van zekerheid aan klanten. Met TrustTech hebben we die zekerheid doorgetrokken naar alles wat kantoren bij hun klanten opvragen en laten ondertekenen. Dat is het fundament dat we voor ogen hadden, en het geeft ons ruimte om te bouwen.”
– Koen de Vrij, CEO zkr.
